Как попробовать процессный подход без автоматизации и затрат. 5 шаблонов для скачивания.

Процессный подход нужен не всем — маленьким компаниям он только тормозит развитие, а творческим коллективам будет лишними тратами. Прочитайте подробнее про 18 признаков необходимости процессного управления.

Если вас интересует процессное управление, но вы до конца не понимаете, как его внедрить, не хотите тратить время и деньги на консультантов-автоматизаторов, то эта статья для вас.

Зачем всё это, и чего ожидать

Процессный подход обещает массу преимуществ, например:

  1. Скорость — вы должны увидеть, как скорость оплаты счёта увеличится. До внедрения оплачивали за 15 дней, после внедрения — за 5.
  2. Качество — вы должны увидеть, что заявки на оплату реже переделываются, у сотрудников меньше вопросов друг к другу по каждому счёту.
  3. Показатели — в отчётах будет график выполнения плановых показателей, будет понятно, кто тормозит и косячит.

Эта статья и документы помогут вам на собственном опыте убедиться (или разувериться) в эффективности процессного подхода, не потратив времени и денег.

Как понять, что шаблоны вам подходят

При составлении документов мы исходили из следующих предпосылок:

  1. В штате 20-100 сотрудников.
  2. Все сотрудники сидят в одном здании.
  3. Есть 1 сотрудник, который имеет 1,5 часа свободного времени в день.
  4. В месяц оплачивается 50-100 счетов.
  5. В процессе участвуют 4-7 ролей.

Небольшой штат не слишком нагрузит ответственного сотрудника: когда все сидят в одном здании, легко прогнать процесс на бумаге. Сводное время у сотрудника поможет не забросить процесс, а небольшое количество счетов не создаст проблем с контролем. По той же причине в процессе должно быть задействовано не больше 7 ролей.

Если что-то не так, то возьмите шаблоны за основу и внесите корректировки.

Берём процесс “Оплата счета”

Процессы в каждой компании уникальны: где-то счета оплачивает директор, где-то их проверяет служба безопасности, а где-то платежи до 10 т.р. не требуют согласования. Но в любой организации нужно оплачивать счета — хотя бы за аренду офиса, кофе и интернет.

Поэтому далее и в примерах используется бизнес-процесс “Оплата счёта”.

Почему процесс работает на бумаге, а не через почту

Мы не знаем причин этого психологического секрета, но бумажные формы, заполненные собственноручно, а также заполненность ячейки на столе заставляют относиться к этой работе дисциплинированно. Быстро отрабатывать заявки и не допускать ошибок при заполнении форм.

Кроме того, на бумаге контролёру процесса удобнее собирать статистику по времени обработки, потому что из переписки в почте её сложно вычленить — могут забыть поставить в копию, почтовый сервер может не работать.

Что вам понадобится

Чтобы успешно запустить процесс в работу (т.е. сократить длительность оплаты счетов, знать, кто виноват в просрочках и почему) вам потребуется:

  • приказ — официальный документ за подписью “самого главного”. Он нужен, чтобы люди ответственно отнеслись к эксперименту;
  • схема процесса — последовательность шагов, которую нужно выполнить, чтобы успешно оплатить счёт;
  • инструкция для контролёра и сам контролёр — самая важная роль, на которой будет держаться процесс. Он будет с определённой периодичностью проходить по сотрудникам и собирать формы;
  • визуальная форма запроса — файл для печати, который должны заполнить сотрудники, чтобы запустить процесс оплаты счета;
  • отчётность — реестр задач, которые сотрудники выполнили по процессам;
  • владелец процесса — человек, который будет отвечать за своевременность оплаты счетов и постепенное ускорение процесса;
  • процессный комитет — совещание раз в 2 недели, на котором владелец процесса и контролёр докладывают о работе процесса, о причинах задержки и мерах, принятых для их исключения. Обязательно должен присутствовать “самый главный”;
  • терпение — вам потребуется хотя бы 1 месяц, чтобы оценить результаты.

Все шаблоны документов приложены, вы сможете скачать их в конце статьи.

Как это будет работать

На самом деле тут два процесса: в одном контролёр перемещает заявки между сотрудниками и собирает статистику, а во втором непосредственно выполняется процесс.

Процесс “Оплата счёта”:

  • инициатор, заинтересованный в оплате счёта, заполняет печатную форму, прикрепляет счёт и относит его контролёру на стол, в специальную подставку;
Процессный подход на бумаге

Форма, которую нужно заполнять сотрудникам

  • руководитель инициатора получает заявку в подставку “Входящие” на своём столе и указывает, согласована заявка или нет. После перемещает её в подставку “Исходящие”;
2016-06-21_12-44-13

В таком виде формы скапливаются в ячейках на столах сотрудников

  • владелец бюджета получает заявку в подставку “Входящие” на своём столе и указывает, согласована заявка или нет. После перемещает её в подставку “Исходящие”;
  • бухгалтер получает заявку в подставку “Входящие” на своём столе и оплачивает её через клиент-банк. После оплаты перемещает её в подставку “Исходящие”.

Процесс “Контроль заявок”:

  1. Контролёр каждый рабочий день в 11:00 и 17:00 собирает заявки из своих подставок “Входящие” и “Исходящие” от всех руководителей, владельцев бюджетов и бухгалтерии.
  2. Контролёр по каждой заявке вносит отчётность в реестр.
  3. Контролёр перемещает заявки в соответствии со схемой, т.е. раскладывает их по лоткам “Входящие” сотрудников, следующих по процессу.
  4. Об отклонённых и оплаченных заявках контролёр докладывает инициатору в электронном письме.

Вот так выглядит полностью заполненная и пройденная форма. Красные поля заполняет контролёр по мере прохождения формы между сотрудниками, цветные поля заполняют сотрудники.

Заполненная форма

Полностью заполненная форма

Схема процессов

В настоящем BPMN схема выглядит так:

оплата_счёта

Процессы оплаты счёта

Мы такой схемой сотрудников пугать не будем, потому что тут используются сигналы (Signal), которые без объяснений сложно понять. Но если желание понять всё-таки есть, подписывайтесь на образовательную рассылку.

Для сотрудников есть схема проще:

оплата_счёта_easy

Процесс оплаты счёта для людей

Исходник процесса, если захотите отредактировать. Ещё вам понадобится BizAgi Modeler, он бесплатный.

Определяем людей

В процессах упоминаются 6 ролей:

  1. Инициатор — тот, кто может подавать заявки на оплату счёта. Это ваши сотрудники.
  2. Руководитель инициатора.
  3. Владелец бюджета — если у вас принято распределять затраты по бюджетам (новые компьютеры покупаются на бюджет ИТ-департамента, а оплаты рекламной компании в интернете — на маркетинговый бюджет), то с начальниками этих отделов нужно согласовывать заявки. Если такой подход не применяется — согласуйте заявку с генеральным директором.
  4. Бухгалтер — тот, кто будет вносить в клиент-банк информацию о платеже и нажимать кнопку “Оплачено”.
  5. Контролёр — сотрудник, который будет носить заявки между сотрудниками и записывать в отчёт нужную информацию. Обычно это секретарь — ответственный сотрудник с небольшой зарплатой.
  6. Владелец процесса — тот, кто отвечает за выполнение процесса в целом и может воздействовать на коллег словом и делом (штрафами, премиями). В рассматриваемом процессе — финансовый или генеральный директор.

Приказ о запуске процесса

Все документы заполнены для примера — отредактируйте их под свою организацию.

2016-06-22_18-33-59

Приказ о внедрении процесса

Инструкция для сотрудников

Простые инструкции в процессном подходе получаются из-за того, что необходимость помнить и знать процессы снимается с рядовых сотрудников. Им просто нужно заполнить форму и переложить её в другой ящик.

Инструкция о работе в процессном подходе

Инструкция для сотрудников

Инструкция для контролёра

Инструкция для контролера и процессный подход

Инструкция для контролёра

Реестры отчётности

В файле 2 реестра: один — для задач, другой — для процессов.

После того, как форма оплачена/отклонена, контролёр пишет в Excel:

Строчка для учёта процесса

Строчка для учёта процесса

  1. Номер заявки.
  2. ФИО инициатора.
  3. Дату начала процесса (по дате подачи заявки).
  4. Дату завершения процесса (по дате выполнения оплаты, либо отклонения).

Строчка для учёта задач

  1. Номер заявки.
  2. Название задачи.
  3. Исполнителя задачи.
  4. Дату начала задачи.
  5. Дату завершения задачи.

Графики отчётности

На базе этих записей в приложенном файле Excel создано 2 отчета.

  1. Отчёт о выполнении плановых сроков в задачах:
Отчёт о выполнении задач в процессном подходе

Отчёт о выполнении задач

Он показывает, как сотрудники справляются с плановыми сроками. Теперь понятно, кто тормозит весь процесс.

  1. Отчёт об изменении срока согласования в динамике:

Он показывает, сокращается ли время согласования счетов. Теперь понятно, помогают предпринимаемые меры или нет.

Отчёт о длительности процессов

Отчёт о длительности процессов

Предварительная настройка Excel-файлов

Чтобы файлы Excel было удобнее заполнять, их нужно предварительно настроить:

  1. Включите надстройку PowerPivot, через неё удобно делать отчёты.
  2. Заполните справочники задач и сотрудников на листе “Справочники”
Справочники в Excel

Справочники в Excel

  1. Заполните плановые сроки выполнения задач

Плановые сроки выполнения

Чем процессный подход отличается от внутреннего документооборота

История с заявками очень похожа на то, как обычно организуется работа в больших организациях: все бегают с бумажками и заставляют друг друга работать. Предложенный вариант отличается тем, что:

  1. Всех пинает один единственный человек — контролёр. Его зарплата ниже зарплат начальников, поэтому это выгодно.
  2. Собирается отчётность как по срокам выполнения шагов, так и по срокам выполнения процессов.
  3. Отчётность постоянно анализируется вместе с первыми лицами компании.
  4. Снимается необходимость помнить, кому и куда нести бумажку — складывай документы в лотки и всё.
  5. Есть ответственный, который обязан знать, что происходит с заявками и почему — это владелец процесса.

Материалы для скачивания

В архиве 2 файла — .docx и .xls, где все перечисленные документы. Отредактируйте под себя и используйте в работе.

Download-100

Скачать

Что дальше

Тестируйте процесс месяц или больше — и  увидите в отчётах, как стабилизируется срок исполнения. Оцените все преимущества, поймите недостатки выполнения процессов вручную.

Если процессный подход показался интересным, но трудоёмким — подумайте об использовании ELMA BPMS: она будет работать вместо контролера по всем процессам компании. Посмотрите, как это работает на видео. В следующей статье будет автоматизация описанного процесса, анализ плюсов и минусов. Подписывайтесь на блог и оставайтесь на связи.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Комментарии

Вам так же понравится

Спасибо! Подписывайтесь на меня в соц.сетях, чтобы быстро получать новые материалы по BPMN, BPM, BPMS

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: