Время в BPMN частенько требуется учитывать, потому что множество регламентов бизнес-процессов включают в себя такие фразы “исполнить задачу за 2 часа”. Проблема в том, что время и BPMN не очень дружит по определению, поэтому у вас могут возникать сложности. Но варианты есть, о них в этой короткой статье.

BPMN не дружит со временем

За какое время будет выполнена задача “позвонить клиенту?” От чего зависит это время?

Время выполнения задачи может зависеть:

• От количества таких же задач по другим клиентам
• От количества сотрудников, которые выполняют эти задачи
• От важности клиента
• От системы мотивации сотрудника 
• От уровня автоматизации
• От степени контроля за сотрудниками
• От квалификации конкретного сотрудника

BPMN не позволяет отображать эти факторы. Время в BPMN отдано на уровень исполнения задачи, а не на уровень диаграммы. 

Так выглядит воображаемый диалог между процессом и исполнителем задачи:

• Процесс: — Привет, нужно позвонить клиенту, вот вся информация. Как закончишь (реши сам, как закончишь) сообщи мне, я буду дальше заниматься этим вопросом.
• Исполнитель: — Понял, принял, как закончу скажу.
• Исполнитель посмотрел на все свои задачи на день, приоритеты, планы продаж и так далее и решил что сможет позвонить через 3 часа.
• Исполнитель сделал звонок и он прошёл успешно: -Эй, процесс, я всё сделал, передавай дальше, пойду другие задачи делать
• Процесс: Спасибо!

Поэтому ответ на вопрос “За сколько будет выполнена задача”  — “Мы не знаем”.

Что есть в BPMN для времени 

За сколько времени будет выполнена задача “позвонить клиенту”?

 

В BPMN существуют прикреплённые события, они бывают прерывающие и не прерывающие и могут зависеть от времени  и от других обстоятельств тоже, вот полное описание всех символов).

Воображаемый диалог процесса и исполнителя по этой схеме в течение 12 часов:

• Процесс: Привет, позвони клиенту. Каждые 2 часа пока задачу не закроешь я буду уведомлять твоего начальника. А если через 12 часов не сделаешь задачу, я сниму её с тебя и отдам более расторопному исполнителю.
• Исполнитель: Хорошо
• Прошло 2 часа с момента назначения задачи, процесс отправляет сообщение начальнику исполнителя, исполнитель это видит и напрягается.
• …И так каждые 2 часа, исполнитель не подтвердил за 12 часов исполнение задачи… процесс: Ну всё, ты не справился с этой задачей. Забудь про неё, я поведу процесс дальше по алгоритму.
• Исполнитель: Окей 🙁
• Процесс новому исполнителю: Привет, позвони клиенту. Каждые 2 часа пока задачу не закроешь я буду уведомлять твоего начальника. А если через 12 часов не сделаешь задачу, я сниму её с тебя и отдам более расторопному исполнителю.
• И так далее.

Ответ на вопрос “За сколько будет выполнена задача” по-прежнему не дан. 

Поэтому прикрепленные события по времени не могут быть указанием на ожидаемый срок выполнения, их предназначение — вести процесс дальше, если кто-то не успевает делать свои задачи.

Еще варианты отображения времени

Просто указать комментарием к элементу:

Хорошо подойдет для ключевых задач, самых важных. Если вставлять к каждому элементу, то диаграмма станет малочитаемой.

Вариант посложнее — вынесение сроков за границы диаграммы:

В регламенте, задаче на автоматизацию, ТЗ и так далее пишем:

“Задача №1.1. “Позвонить клиенту” должна быть выполнена за 2 часа.  В случае просрочки факт фиксируется, задача не снимается. Просроченные задачи участвуют в системе мотивации персонала по методологии расчета премий… “

В итоге

BPMN практически не имеет инструментов для управления ограничениями по времени — что мне нравится, потому что он освобождает голову для действительно важных вещей — последовательности действий, направленной на достижение результатов. Но в реальном мире мы как-то со временем работаем, поэтому можно использовать перечисленные в статье варианты. А как вы справляетесь с такими задачами? Расскажите в комментариях.