Что такое бизнес-процесс: 3 простых объяснения

«Выстрой свой бизнес-процесс!» — услышал Михаил в очередной раз от генерального директора. Михаил 3 года работает руководителем отдела продаж. В 2012 году, когда он пришел в компанию, там работало 10 человек. Работа между сотрудниками распределялась устно, менеджеры отчитывались в Excel и электронной почте. Сотрудники получали вознаграждение за вклад в дело организации, а размер вклада определялся генеральным директором.

Но когда в компании работает 54 сотрудника, и когда каждый из них хаотично полезен — получается плохо: заказы теряются, клиенты недовольны, а руководитель сидит в офисе до 23:00, чтобы разгрести эту кучу проблем.

Михаилу нужен инструмент, с помощью которого он донесёт до сотрудников установленные правила. Такой инструмент — бизнес-процесс.

1. Бизнес-процесс, как инструкция

В трудовом кодексе есть понятие — должностная инструкция, оно описывает задачи сотрудника на определённой должности. С такой точки зрения бизнес-процесс — инструкция, но не для одного сотрудника, а для нескольких сотрудников одновременно, делающих конкретную работу.

При этом такую работу невозможно сделать в одиночку. Пример —  «Формирование коммерческого предложения» потребует участия продажника, технаря и маркетолога.

Чем больше людей — тем сложнее взаимодействие.

В чем отличие бизнес-процесса от обычной инструкции?

• описывает работу нескольких сотрудников, а не одного;
• описывает конкретные задачи для достижения результата, а не вообще всё что возможно делать;
• предъявляет требования к результату.

2. Бизнес-процесс, как схема работы

Если в компании 10 человек, то понятно, что менеджер по продажам общается с клиентами и заключает договоры, бухгалтер выставляет счета и отчитывается в налоговой, а маркетолог продвигает сайт в интернете.

Когда в компании работает 500 человек прозрачности меньше. Как узнать, чем сотрудникам полезен «технологический визионер департамента морепродуктов» или «Внутренний аудитор отдела налогов и учёта»? Когда к ним обращаться?

Чем больше людей, тем сложнее взаимодействие. Тут бизнес-процессы приходят на помощь со своей графической составляющей — схема из стрелочек и квадратиков доведёт сотрудника до нужного человека.

3. Бизнес-процесс, как правила компании

Чтобы клиенты платили деньги — в организации должны быть правила. Запросы обрабатываем за 3 часа. Оценка проекта по результатам — не ниже 4 баллов. Счёт на аванс выставляем от конкретного юр.лица.

Чтобы клиенты платили деньги  — в организации должны быть правила.

Чтобы компания получала деньги — правила тоже нужны! Рентабельность проекта — не ниже 45%. Затраты на маркетинг — не выше 150 000 рублей в месяц. Доходы на 1 сотрудника — не меньше 100% зарплаты.

В этом контексте бизнес-процесс — это способ зафиксировать сложные правила бизнеса, которые трудно донести другими способами. Со стороны сотрудника, который участвует в формировании КП, невозможно выполнить правило «Запрос клиента — за 3 часа». Он делает маленькую часть работы,а правило дано сразу для компании.

4. Выводы

Бизнес-процесс — это:

1. Инструкции для нескольких сотрудников сразу.
2. Схема, которая объясняет к кому и когда обращаться.
3. Правила для всей компании.