6 неправильных способов использовать BPMN и альтернативы BPMN

Если вы используете BPMN, но вам «сложно» и «неудобно», то скорее всего BPMN не подходит под вашу задачу. В этой статье я расскажу о 6 ситуациях неправильного применения BPMN. И предложу альтернативы.

 

1. Инструкция сотруднику

В данном примере с помощью BPMN пытаются нарисовать последовательность действий и принимаемых решений для роли или сотрудника при выполнении какой-то операции. Например, звонке клиенту.

 

 

BPMN привлекателен тем. что позволяет задавать последовательность действий и принимаемых решений,  иногда можно встретить использование таймеров. Но вот никаких других инструментов, которые могли бы решить задачу помощи сотруднику для выполнения операции, BPMN не предоставляет.

А для инструкций, помимо последовательности действий и решений, важна четкость формулировок, наглядность и простота. Наглядным и простым вариантом достижения таких преимуществ являются чек-листы.

Последовательность достигается естественным образом за счёт того, что люди читают сверху вниз.

В простом случае это таблица, в которой заданы вопросы, приложены картинки или даны пояснения. Такие элементы на BPMN не разместить.

В сложных случаях чек-листы можно сделать интерактивными, например так:

С помощью таких инструментов вы не нагружаете человека изучением нотации и «слежкой» глазами на текущей ситуацией на схеме, а позволяете сосредоточиться на конкретном действии. Не используйте BPMN как инструкции.

2. Описание алгоритма работы программы

В этой ситуации BPMN используют для описания работы внутренних механизмов приложения:

 

Лучшей документацией к работе алгоритма является его исходный код и возможность использовать IDE для навигации по элементам системы:

Если доступа к исходным кодам нет, то и принцип работы конкретных функций нас вряд ли интересует. Нам нужно понимать как функции создают бизнес-ценность, как в целом устроены приложения, как заставить их делать то, что нужно. Здесь у старых добрых инструкций (с возможностью навигации) нет конкурентов.

Инструкции к программам требуют существенного контекста, который на BPMN нормально не отобразить.

Но если очень сильно хочется визуальности, то есть специализированная нотация Flowchart для алгоритмов

Или Data Flow Diagrams для более абстрактных элементов приложения:

 

3. Переходы клиента по страницам

В этом случае BPMN используют для того, чтобы показать, как клиент реализует успешные действия на страницах сайта или мобильного приложения.

Хотят показать варианты того, как и при каких условиях клиент достигает успеха в приложениях. Без визуального представления непосредственно формы или страницы такая последовательность не очень помогает понять происходящее с клиентом.

Чтобы решать такие задачи, придумали UserFlow диаграммы:

Похожие диаграммы можно рисовать в сервисах Figma или Miro. Специальная нотация не нужна.

4. Состояния сущности

В этом случае в BPMN пытаются отобразить возможные состояния объекта. Например, заявки на покупку канцелярских принадлежностей:

BPMN плохо подходит, потому что состояния как правило не имеют начала и конца и состояния замкнуты в бесконечные циклы. Лучше подойдет UML State Machine:

5. Структуры сайта, компании, отдела и т.д.

BPMN вообще не имеет никакого отношения к структурам:

Не нужна специальная нотация или инструмент. Используйте, например draw.io:

6. Интеграции приложений между друг другом

В этой ситуации BPMN используют как средство визуализации последовательностей вызовов между двумя системами. Например:

На таких диаграммах на важны циклы синхронной и асинхронной связи, а в BPMN нет ничего подходящего под это. Зато всё нужное есть в uml sequence diagram:

Для чего же использовать BPMN?

BPMN идеально подходит для бизнес-процессов.

Бизнес-процесс — это набор действий людей и\или машин для достижения одной или больше целей. Процессы начинаются с определенных событий и завершаются достижением цели или запуском других процессов. Процесс состоит из всех действий, которые необходимо выполнить для достижения результата. В контексте “управления бизнес-процессами” процессы — это сквозные набор работ, из серии “от-заявки-до-оплаты”, пересекающие всю организацию, чтобы доставить ценность потребителю.

Не процесс	Процесс
Выгрузка ежеквартального отчета Формирование КС-3 Интеграция со СМЭВ Выкладка товара на полке Отправка сообщения в очередь	Обработка заказа в интернет-магазине Согласование и оформление командировки Обработка заявки на банковскую гарантию

 

В итоге

BPMN можно использовать как угодно, кто вам запретит 🙂 Но если вы используете его для неподходящей задачи, то вам будет «неудобно» и сложно эту задачу решать. Быстрее и проще использовать подходящие инструменты.

Какие еще задачи кажутся подходящими под BPMN? Что вы видели странного или необычного? Пишите в комментарии, вам слово.