5 способов выбрать первый процесс для автоматизации с BPMN

Как выбрать первый процесс для автоматизации, если с пользой и пониманием того, что такое бизнес-процессы, вы определились. Нам известны 5 способов это сделать и 6 общих рекомендаций. Описываем, чем отличаются варианты, и какой из них станет решением именно вашей проблемы.

Общие рекомендации по выбору процесса

Какой бы из способов вы не выбрали, процесс должен быть:

• Устоявшимся — вы можете на словах объяснить, какие шаги и кто делает. Дела таким образом выполняются не меньше полугода.
• Частым — должен выполняться хотя бы 15-20 раз в месяц.
• Конкретным — иметь ясное начало и результат. Никаких абстрактных “планирование продаж” или “реализация стратегии”.
• Коротким — от начала процесса до результата должно проходить не больше 2 недель: тогда можно быстро оценить результат.
• Несложным — 15-20 задач для сотрудников максимум, никаких интеграций и сложных развилок: чтобы за 1 месяц можно было полностью запустить процесс в работу.
• С минимумом ролей и развилок — в процессе должно быть не больше 6 ролей: например, инициатор, согласующий, контролер, генеральный директор, финансовый директор, коммерческий директор. При таком раскладе не придется учить кучу людей и писать инструкции для каждой роли.

Соблюдение этих рекомендаций гарантированно сможет за 1-1,5 месяца показать пользу процессного подхода и BPMS для бизнеса. При этом вы не потратите много времени и денег на апробирование.

Осталось определиться с содержимым процесса: понять, какую конкретно работу вкладывать в BPMS.

1 способ: Научный

Идея

Мы выделяем проектную команду из экспертов компании, которые опишут все процессы, количественно и качественно проанализируют их влияние на прибыль и дадут рекомендацию.

Плюсы

Отлично выглядит на бумаге, позволяет потратить 3-4 месяца на болтовню и перекладывание бумажек.

Минусы

Не работает.

Когда использовать

Никогда.

2 способ: Болезненный

Идея

В любой компании есть что-то, что всех замучило: долгое согласование счетов на оплату и отсутствие обратной связи по теме «оплатили/не оплатили»; еженедельные совещания, поручения по результатам которых теряются и, как следствие, не выполняются. Находим такую проблему и автоматизируем в виде бизнес-процесса.

Плюсы

Поможет завоевать доверие сотрудников, снизит риски саботажа внедрения остальных процессов и функций.

Минусы

В денежном эквиваленте никак не повлияет на состояние компании.

Когда использовать

Когда самый главный риск внедрения — саботаж. Это актуально для коллективов с историей в 10-15 лет, где все зоны влияния поделены, сотрудники работают в основном с бумагой и не доверяют “этим вашим цээрэмам”.

3 способ: Рисковый

Идея

В вашем бизнесе есть критические по срокам — или попросту бюрократические задачи. Например, вы продаете драг.металлы, и любую сделку > 600.000 р. нужно регистрировать в фин.мониторинге. Невыполнение этой задачи приводит к штрафам и проблемам для бизнеса.

Плюсы

Снизим риски, перестанем про это помнить и займемся более полезными делами.

Минусы

Никак не повлияет на доход компании. Но сокращение рисков позволит не потратить лишних денег.

Когда использовать

Когда рискованных ситуаций много, а в прошлом году вы потратили >1% оборота на оплату штрафов и пени.

4 способ: Денежный

Идея

Выбираем процессы, в которых упоминаются деньги — оплата счета, подготовка договора, согласование коммерческого предложения.

Плюсы

Получим реальный эффект для бизнеса в деньгах.

Минусы

Процесс, выбранный денежным подходом, требует большего финансирования и проработки — а значит, времени на автоматизацию.

Когда использовать

Когда у руководства есть запас прочности, и они верят в процессный подход, поэтому могут выделить деньги и 2-3 месяца на внедрение.

5 способ: Отчетный

Идея

У руководства есть 3-5 отчетов, которые они любят и часто используют.  Но документы собираются медленно, вручную, поэтому цифры там часто устаревшие. Для автоматизации берем процесс, в котором эти данные рождаются.

Плюсы

Быстро докажем руководству пользу, заработаем лояльность и возможность продолжить работы дальше.

Минусы

Для сотрудников такой процесс часто лишен пользы: это может вызвать саботаж.

Когда использовать

Руководство готово попробовать, но не готово полноценно тратить деньги и время.

Что делать, если случаи пересекаются и выбрать процесс для автоматизации не получается

Радоваться! Если 2 или 3 случая пересекаются на одном процессе — его и нужно брать в пилот. Когда за право быть автоматизированными соревнуются больше двух процессов — выбирайте тот, где максимальную пользу получит руководство. Сотрудники 2 месяца потерпят, а руководство терпеть не будет и денег на BPMS может больше не дать.