15 признаков того, что вам нужен BPM

1. Процессы устоялись

Правила работы в компании примерно одинаковые на протяжении последних 6 месяцев. Новые люди не добавляются, старые не исчезают. Пусть работа идёт не очень быстро, но каждый сотрудник чётко знает свои обязанности.

Почему BPM поможет

Создание регламентов и схем выявит лишние звенья, от которых можно избавиться. Описывать можно не торопясь, потому что процессы меняются не быстро.

2. Процессы повторяются больше 300-500 раз в год

Компания выполняет много однотипной работы — например, готовит по 500 коммерческих предложений или поставляет на заказ 1000 электронных микроскопов в год.

Почему BPM поможет

Наличие описанных процессов поможет собирать статистику. Она будет давать полезную информацию о бизнесе. Например, если бухгалтер регулярно задерживает выдачу счёта на пару дней, то нужно нанимать второго (или штрафовать первого).

 

3. Чтобы принести деньги в компанию, слаженно отработать должны не меньше 4 человек

Один человек не способен сделать всю работу, за которую заплатят. Программист не может написать программу без аналитика, а менеджер по продажам — составить договор без юриста.

Почему BPM поможет

Освободит головы сотрудников от лишней информации. Не нужно каждый раз выяснять, как и в каком виде передать информацию: всё записано в регламенте или автоматизировано в BPMS.

 

4. У вас есть 1С и пара других учетных систем

Вопросы налогового и бухгалтерского учёта решены, бухгалтерия регулярно использует 1С. Много работы с документами: есть как минимум 1 сотрудник, который за них отвечает. В других учётных системах собирается статистика по отгрузкам, данные по работе продажников.

Почему BPM поможет

Снизит нагрузку на бухгалтеров и смежные службы за счёт однозначного распределения обязанностей между сотрудниками. Автоматизация в BPMS объединит разрозненные функции разных систем в один понятный и видимый для всех процесс.

 

5. Ускорение бизнеса поможет заработать больше

Чем быстрее вы работаете — тем больше зарабатываете. Если банк сможет работать на 20% быстрее — значит, будет выдавать на 15% больше кредитов. Вы не испытываете проблем со спросом, вы испытываете проблемы с его быстрым удовлетворением.

Почему BPM поможет

Процессы избавят людей от смешанной ответственности, разные сотрудники не будут делать одну и ту же работу. BPMS сама будет передавать информацию по схемам: без задержки в почте, EXCEL или телефоне.

 

6. В компании больше 150 человек

Вручную контролировать все поручения невозможно, у руководителей и основателей компании по 300 новых писем в день. Первый год это было здорово (пришёл успех!), но сейчас мешает жить.

Почему BPM поможет

Структурирует коммуникации людей вокруг конкретных документов и задач. Ответы на вопросы “что делать с заявкой” и “с кого спрос за направление лазерной терапии” прописаны в процессах и отвечать на них 40 раз в месяц не нужно.

 

7. У вас много людей, которые выполняют одну и ту же работу

Сотрудники ответственно подходят к работе и стараются вовсю. Проблема в том, что они не знают чётко, где заканчивается их работа и начинается работа коллеги. В итоге поручения выполняются дольше и дороже, чем могли бы.

Почему BPM поможет

Прописанное в схемах разделение задач раз и навсегда поставит точку в ответственности за конкретные поручения. BPMS не позволит сотрудникам выполнять задачи за коллег.

 

8. Вы собираетесь расти

На вашем рынке благоприятные условия для роста — импортозамещение, санкции и новые продукты являются благодатной почвой для наращивания оборотов и количества сотрудников.

Почему BPM поможет

Поделив ответственность между отделами и прописав конкретные шаги, бизнес сможет освободить у сотрудников время. Его разумно вложить в рост, маркетинг и продажи.

 

9. У вас есть регламенты и инструкции, даже на 1 страницу

Вы пытались описать деятельность компании в формате инструкций или регламентов и добились успехов: работники стали меньше тормозить, а вы — лучше понимать свой бизнес.

Почему BPM поможет

Закрепит полученные эффекты и сделает написание и контроль за регламентами системной деятельностью с предсказуемыми результатами. BPMS освободит от трудоёмкого контроля за сотрудниками, т.к. сама будет следить за выполнением задач.

 

10. Регулярно приходится разбираться, кто виноват в “косяках”

Руководители отделов проводят 30% рабочего времени в попытках выяснить, кто виноват в загвоздке, а затем снова распределяют задачи между сотрудниками. Проблемы решаются не системно, а на уровне конкретных указаний из раза в раз.

Почему BPM поможет

Для повторяющейся процессной деятельности не нужно тратить время руководителя: все шаги прописаны, варианты развития событий предусмотрены. Задачи сотрудникам ставят не начальники, а BPMS.

 

11. Выполнение обязательств по срокам влияет на оборот

Вы работаете с государством или крупными структурами, которые любят начислять по 3% пени за просрочку в 1 день. Вам уже приходилось платить штрафы и больше не хочется.

Почему BPM поможет

Статистика даст понять, на ком конкретно и как долго висят процессы. Вы будете заранее знать, что находитесь в зоне риска  — а значит, сможете мобилизовать сотрудников для удовлетворения сроков.

 

12. У вас несколько офисов в разных городах

Региональные представители  “как бы работают” в компании, но что конкретно делают — не очень понятно. Результаты труда людей в центральном офисе в разы выше.

Почему BPM поможет

Процессы одинаковы для всех без скидки на часовой пояс и низкую квалификацию. BPMS стирает расстояния: загвоздки в регионе известны вам так же хорошо, как и в центральном офисе.

 

13. Процессы продолжительны и растянуты на дни

Обработка сделки с клиентом или оформление тендерной документации занимает дни и недели: внимание снижается, а в итоге про них могут вообще забыть.

Почему BPM поможет

BPMS не даст забыть напоминаниями. Процесс нельзя забросить на середине пути — он будет вечно мигать красным на том, кто виноват.

 

14. Людям приходится много общаться, чтобы выполнять работу

Сотрудники пишут друг другу объемные письма с уточнением требований по договору или устраивают совещания с целью понять, что надо делать. Информация из телефонных разговоров забывается, поэтому приходится переспрашивать в почте и тратить время.

Почему BPM поможет

В процессах четко прописано, как, от кого и кому должна передаваться информация. BPMS не пропустит заявку или договор, пока не будут заполнены нужные поля.

 

15. Ваш рынок жестко регулируется государством

Для успешного функционирования бизнеса нужно выполнять массу бюрократических процедур: подавать информацию в фин.мониторинг, выполнять аудит каждого документа или прикладывать фотографии с места ДТП. Сотрудники иногда забывают это делать, что оборачивается серьёзными финансовыми потерями.

Почему BPM поможет

В схемах прописан каждый шаг процесса, в том числе — бюрократический. BPMS не пропустит сотрудника вперёд, пока не получит подтверждение, что все предыдущие этапы пройдены. Или система сама через интеграцию отправит данные в фин.мониторинг и другой гос.орган.

 

16. Человеческий фактор часто становится причиной проблем

Люди не помнят, плохо оформляют документы, не звонят клиентам, тормозят и вообще во всём виноваты. Квалификации сотрудников недостаточно. Учить с нуля — значит, потратить минимум год.

Почему BPM поможет

В процессах для каждого сотрудника прописано, что он должен делать. Алгоритмы и схемы зашиваются в BPMS, а не загружаются в головы. Поэтому новички быстрее начинают приносить пользу, а у бизнеса появляется возможность оценивать людей по реальному вкладу в процессы, а не по субъективному мнению начальника.

 

Результаты

Меньше 5

Поздравляем, вам не нужно мучиться с регламентами и процессами — ещё рано. Спокойно занимайтесь продуктами, маркетингом, продажами и построением устойчивой финансовой системы.

От 6 до 9

Похоже, с финансами все хорошо: вы растёте и постепенно превращаетесь в серьезный бизнес, со своими правилами и корпоративной культурой. Или у вас проектный, штучный бизнес. В любом случае, процессы машут вам рукой из-за горизонта.

10 и больше

Похоже вам следует заняться BPM немедленно.